München, im Februar 1998

An alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,

in einem Rundschreiben vom Juli 1997 haben wir allgemeine Grundsätze zum Vollzug des Bayerischen Datenschutzgesetzes beschrieben. Darin war eine Standardvorlage zur elektronischen Erhebung, Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten versprochen worden. Insbesondere bei mehrsemestrigen Veranstaltungen ist diese elektronische Behandlung anmeldepflichtig. Bei Verwendung der Standardvorlage entfällt jeweils die explizite Beantragung der Freigabe.

Wir haben in einer Musterdatei alle Merkmale zur Erfassung und Verarbeitung der Daten der Studierenden und Lehrenden aufgeführt, die unserer Meinung nach für eine ordnungsgemäße Abwicklung von Übungen, Seminaren, Praktika und Diplomarbeiten nötig sind. Diese Musterdatei ist datenschutzrechtlich von uns freigegeben und kann in den einzelnen Sekretariaten oder bei den unten genannten AnsprechpartnerInnen eingesehen werden. Wenn Sie sich bei der Erhebung und Verarbeitung Ihrer Veranstaltungsdaten an die Standards der Musterdatei halten, dann ist für Sie nichts weiter zu tun. Nicht personenbezogene Zusätze wie z.B. Raumnummern, Sprechzeiten u.ä. sind selbstverständlich möglich. Sollten Sie Vorschläge für Erweiterungen der Musterdatei im personenbezogenen Bereich haben, so wenden Sie sich bitte an die untengenannten AnsprechpartnerInnen oder an uns.

Die Dateien sind nach Beendigung der Aufgabe zu löschen. Dadurch, daß die prüfungsrechtlich relevanten Daten an Herrn Schrott (IN) bzw. an Frau Präßl (MA) weitergeleitet werden, besteht für Sie keine Notwendigkeit der Aufbewahrung. Bei Bedarf können Sie sich jedoch eine Sicherungskopie der Datei auf Papier anlegen.

Wenn Sie personenbezogene Daten, z.B. Klausurnoten, speichern und verarbeiten, so sollten Sie Überlegungen anstellen, wie Sie die Daten vor unberechtigtem Zugriff schützen. Zugriffsschutz über entsprechende Rechte, z.B. in UNIX, oder die Einrichtung von speziellen Benutzernamen mit Paßwort genügen in der Regel. Sie sollten sich dennoch immer wieder fragen: ''Brauche ich die Daten wirklich, und brauche ich sie wirklich auf einem Rechner?''

Speziell möchten wir noch darauf hinweisen, daß Verfahren, die dem internen Verwaltungsablauf dienen, nicht von der datenschutzrechtlichen Freigabe betroffen sind. Hierzu gehören insbesondere Schlüssel-, Telephon-, Adress- und e-mail-Listen, sowie Inventar- und Softwareverzeichnisse.

Gesondert (zum wiederholten Mal!) möchten wir eindringlich ermahnen, keine Zuordnung Name Matrikelnummer öffentlich, z.B. anderen Studierenden durch Verteilen oder Herumreichen einer Anwesenheitsliste, zugänglich zu machen. Notenbekanntgabe, z.B. bei Klausuren, geschieht meist durch Aushang der Matrikelnummer mit der zugehörigen Note!

AnsprechpartnerIn für Rückfragen:
Mathematik: (Wird noch per Email bekanntgegeben)
Informatik: Angelika Reiser, reiser@informatik.tu-muenchen.de, Tel. 48095-174

Mit freundlichen Grüßen

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