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$\textstyle\parbox{16.5cm}{
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{\Large Zentrum Mathematik - Institut...
 ...-

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Prof. Dr. G. Tinhofer - Prof. R. Bayer, Ph.D.}
\end{center}}$




München, im Juli 1997



An alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter



Betrifft: Vollzug des Bayerischen Datenschutzgesetzes



Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,

in einer Mitteilung der Abt. Datenverarbeitung der ZENTRALEN VERWALTUNG vom 21.8.96 wurde erläutert, daß für automatisierte Verfahren zur Verarbeitung personenbezogener Daten nach Art. 26 Abs.1 des Bayerischen Datenschutzgesetzes vor deren erster Verwendung eine datenschutzrechtliche Freigabe zu beantragen ist. Davon ist jede elektronische Behandlung, also auch bereits die Speicherung, personenbezogener Daten betroffen.


Behandeln diese Verfahren ausschließlich Angelegenheiten der Hochschule (z.B. Wahlen, Prüfungen, Ausnahme: staatliche Prüfungen), so werden die Verfahren von der Hochschule in eigener Zuständigkeit freigegeben. Im Bereich der einzelnen Fakultäten erfolgt diese Freigabe durch die jeweiligen Datenschutzbeauftragten.


Grundsätzlich muß vor jeder Anlage einer Datei mit personenbezogenen Daten (z.B. Prüfungslisten, Telefon- und Email-Verzeichnisse, Praktikumsteilnahmelisten) festgelegt werden, zu welchem Zweck welche Daten wie lange gespeichert werden sollen. All dies ist in der Datei selbst (z.B. als Kommentar) zu vermerken. Es ist zu garantieren, daß keine Dateiattribute erhoben werden, die für den angegebenen Verwendungszweck unnötig sind, und daß nach Erfüllung des Verwendungszwecks die Datei wieder gelöscht wird. Es darf jedoch eine Sicherungskopie der Datei auf Papier angelegt und unbefristet verwahrt werden. (In der Datenschutzgesetzgebung wird grundsätzlich von einem echten Qualitätssprung durch die elektronische Verarbeitung großer Datenmengen im Gegensatz zur Verarbeitung der gleichen Daten per Hand ausgegangen.) Im allgemeinen müssen alle Dateien mit personenbezogenem Inhalt bei den Datenschutzbeauftragten der einzelnen Fakultäten angemeldet werden.


Von dieser Regel ausgenommen sind Dateien, die nur für kurze Dauer, etwa ein Semester lang, angelegt sind, also beispielsweise Teilnahmelisten für ein Seminar oder Verzeichnisse der TeilnehmerInnen an einer Semestrale. Wird dieser Zeitraum überschritten, so kommt es auf die Beschaffenheit der Datei an, ob eine Anmeldung notwendig ist (so sind beispielsweise Telefonverzeichnisse nicht anmeldepflichtig). In diesem Fall bitten wir um Rücksprache.

Für alle mehrsemestrigen Vorlesungen (z.B. Grundvorlesung Analysis I-IV, Informatik I-IV) wird eine andere Vorgehensweise angestrebt. Hier soll ein Dateistandard geschaffen werden, welcher dann von allen nachfolgeneden Übungsleitungen ohne nochmalige Freigabe zu verwenden ist.


Wir bitten Sie deshalb, bis zum Vorlesungsbeginn im Wintersemester 97/98 alle Ihre Dateien mit personenbezogenem Inhalt zu überprüfen und nötigenfalls die datenschutzrechtliche Freigabe zu beantragen. Ansprechpartner/in für Rückfragen:


$\textstyle\parbox{14cm}{
Stefan Baumann, stefanB@statistik.tu-muenchen.de, Tel. 28203\\ Angelika Reiser, reiser@informatik.tu-muenchen.de, Tel. 48095-174}$


Hier erhalten Sie auf Anfrage auch Antragsformulare für die datenschutzrechtliche Freigabe.

Mit freundlichen Grüßen




(Prof. G. Tinhofer) (Prof. R. Bayer)



 
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Nasim Nadjafi
3/10/1999
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